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Vorschrift
Normgeber:Thüringer Ministerium für Inneres und Kommunales
Aktenzeichen:0248-4/2018
Erlassdatum:22.07.2019
Fassung vom:22.07.2019
Gültig ab:01.08.2019
Gültig bis:31.07.2024
Quelle:juris Logo
Gliederungs-Nr:20020-7
Fundstelle:ThürStAnz 2019, 1204
Richtlinie über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Verwaltung des Freistaats Thüringen (ThürAufbewRL)

20020-7



Richtlinie über die Aufbewahrung von Schriftgut
in der Verwaltung des Freistaats Thüringen (ThürAufbewRL)



TMIK, 22.07.2019

Az: 0248-4/2018



Fundstelle: ThürStAnz 2019, S. 1204





Zur Festsetzung allgemeinverbindlicher Aufbewahrungsfristen für Schriftgut wird gemäß § 14 des Thüringer Gesetzes über die Sicherung und Nutzung von Archivgut (Thüringer Archivgesetz – ThürArchivG) vom 29. Juni 2018 (GVBl. 2018, S. 308) für die Behörden des Freistaats Thüringen bestimmt:



1. Allgemeine Regelungen



1.1
Begriffsbestimmungen im Sinne dieser Richtlinie:


Schriftgut sind alle aus der Geschäftstätigkeit erwachsenden amtlichen Unterlagen, unabhängig von dem Medium, auf dem die Aufzeichnung erfolgt (z. B. auch elektronische Akten, Daten aus Fachverfahren, Karteien, Karten, Pläne, Bild- und Tonaufzeichnungen, mechanisch oder magnetisch angebrachte Markierungen in Belegen oder sonstigen Speichermedien).


Altschriftgutregistratur ist ein separater Teil der Registratur zur Aufbewahrung abgeschlossener Akten, d. h. zu den Akten verfügtes Schriftgut (z. d. A.), im Rahmen der geltenden Aufbewahrungsfristen.


Zwischenarchivierung ist die Übernahme von archivwürdigem Schriftgut vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist durch das Landesarchiv gemäß § 14 Abs. 3 und 4 ThürArchivG. Eine Zwischenarchivierung erfolgt nur in Abstimmung der aktenführenden Dienststelle mit dem Landesarchiv.


Akte ist die Zusammenfassung von sachlich zusammengehörigem oder verfahrensgleichem Schriftgut.


Aktenführende Stelle im Sinne dieser Richtlinie ist die Organisationseinheit, aus deren Tätigkeit das zu verwaltende Schriftgut entsteht.


Aufbewahrungsfrist ist die Frist, die bestimmt, wie lange Schriftgut nach Verfügung „zu den Akten“ (z. d. A.-Verfügung) innerhalb der aktenführenden Stelle aufzubewahren ist. Die z. d. A.-Verfügung ist eine Schlussverfügung, die die Bearbeitung vollständig abschließt. Akten sind zu schließen, wenn sie für den laufenden Geschäftsprozess nicht mehr benötigt (Sachverhalt abgeschlossen) bzw. zwei Jahre keine weitere Bearbeitung an der Akte durchgeführt worden ist.


1.2
Die aktenführenden Stellen innerhalb einer Dienststelle sollen mehrfach vorhandene Unterlagen zum gleichen Sachverhalt nach ihrem Abschluss (z. d. A.-Verfügung) zusammenführen. Diese zusammengeführten Unterlagen sollen von nur einer Organisationseinheit (i. d. R. der federführenden) aufbewahrt werden.


1.3
Ist die aktenführende Stelle innerhalb der Dienststelle am Verfahrensgegenstand der Akte nur beteiligt, so reicht eine Aufbewahrungsfrist von höchstens fünf Jahren aus, soweit die beteiligte Stelle und das Landesarchiv auf die Akten der federführenden Stelle zurückgreifen können.


1.4
Die Aufbewahrungsfrist sollte in der Regel nicht länger als 30 Jahre betragen (siehe auch § 11 Abs. 1 ThürArchivG).


1.5
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Akte per z.d.A.-Verfügung abgeschlossen worden ist, sofern keine andere Regelung getroffen wurde. Die Aufbewahrungsfristen sind durch den zuständigen Bearbeiter festzusetzen. Diese Fristen sind in einem Aussonderungskatalog festzuschreiben. Bei elektronischer Aktenführung erfolgt die Festsetzung der Aufbewahrungsfristen im eingesetzten Dokumentenmanagementsystem. Ist diese Festsetzung nicht erfolgt, so wird das Schließen der Akte durch Festsetzung im Nachgang durch den für die Schriftgutverwaltung Verantwortlichen in Verbindung mit der federführenden Organisationseinheit festgelegt. Hier wird das Datum des letzten hinterlegten Dokumentes als z.d.A.-Verfügung angenommen und die Aufbewahrungsfrist ab diesem Zeitpunkt fiktiv festlegt.


1.6
Schriftgut, welches im Geschäftsgang nicht mehr laufend benötigt wird, aber noch der Aufbewahrungsfrist unterliegt, soll aus der laufenden Registratur entnommen und in eine gesonderte Altregistratur überführt werden.


1.7
In größeren Dienststellen mit dezentralisierter Aktenführung soll einem Bediensteten die Verantwortung für die Altregistratur und die Koordinierung der Aussonderungsmaßnahmen übertragen werden.


1.8
Die in dieser Richtlinie benutzten Status- und Funktionsbezeichnungen gelten für alle Geschlechter gleichermaßen.


1.9
Den Gemeinden, Gemeindeverbänden und den sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts wird empfohlen, entsprechend den Bestimmungen dieser Richtlinie zu verfahren.




2. Sonderregelungen



2.1
In Rechts- und Verwaltungsvorschriften bestehende spezielle Prüfungs-, Löschungs- und Aufbewahrungsbestimmungen und -fristen bleiben unberührt.


2.2
Die Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 04.05.2016, S. 1; L 314 vom 22.11.2016, S. 72) sowie des Thüringer Datenschutzgesetzes vom 6. Juni 2018 (GVBl. 2018 S. 229) in der jeweils geltenden Fassung, des Thüringer Archivgesetzes (ThürArchivG) vom 29. Juni 2018 (GVBl. 2018, S. 308) in der jeweils geltenden Fassung sowie der Verschlusssachenanweisung für den Freistaat Thüringen (VSAnweisung – VSA) vom 2. Dezember 2016 (ThürStAnz. 29/2011, S. 927) in der jeweils geltenden Fassung sind im Rahmen ihres Anwendungsbereiches zu beachten.


2.3
Die Aufbewahrung von Schriftgut des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens gemäß §§ 70 ff. Thüringer Landeshaushaltsordnung (ThürLHO) vom 19. September 2000 (GVBl. 2000, S. 282) in der jeweils geltenden Fassung richtet sich nach den „Bestimmungen über die Aufbewahrung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (Aufbewahrungsbestimmungen – AufBewBest)“, ThürStAnz Nr. 51/2015 – Anlage 5 zu Neufassung der Verwaltungsvorschriften für Zahlung, Buchführung und Rechnungslegung zu den §§ 70 – 72 und 75 – 80 ThürLHO (VV-ZBR) in der jeweils geltenden Fassung.


2.4
Die Fristen für die Aufbewahrung von Schriftgut (Originalunterlagen), die im Zusammenhang mit Interventionen der europäischen Strukturfonds (ESF und EFRE) und des europäischen Landwirtschaftsfonds (EGFL, ELER) stehen, richten sich nach den Aufbewahrungsfristen der jeweiligen Verordnungen und Durchführungsverordnungen der EG in der jeweils geltenden Fassung.


2.5
Für das Thüringer Finanzministerium, das Thüringer Landesamt für Finanzen und die Thüringer Finanzämter gelten nach Maßgabe der vom Thüringer Finanzministerium erlassenen Anordnung die „Bestimmungen über Aufbewahren und Aussondern von Unterlagen der Finanzverwaltung (AufbewBest-FV)“ vom 1. Juni 2011 in der jeweils geltenden Fassung. Die von der Bundesfinanzverwaltung herausgegebenen einheitlichen Bestimmungen wurden mit Erlass vom 23. Juli 1996 in Kraft gesetzt.


2.6
Für den dem Thüringer Ministerium für Migration, Justiz und Verbraucherschutz nachgeordneten Geschäftsbereich gelten die „Bestimmungen über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden (Aufbewahrungsbestimmungen - AufbewBest)“ vom 2. November 2004 (JMBl. 2004/08, S. 75) in der jeweils geltenden Fassung, die „Bestimmungen über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der Gerichte der Verwaltungs-, Arbeits-, Sozial- und Finanzgerichtsbarkeit“ vom 28. Oktober 2003 (JMBl. 2003/06, S. 48) in der jeweils geltenden Fassung sowie die „Behandlung von Archivsachen in der Thüringer Justiz (Archivsachenbestimmungen)“ vom 6. März 2012 (JMBl. 2012/02 S. 30) in der jeweils geltenden Fassung.


2.7
Die Aufbewahrung von Schriftgut im Bereich des Staatlichen Hochbaus richtet sich nach den „Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Freistaates Thüringen (RLBau) – K 10“ vom 26. August 2011 (ThürStAnz 40/2011, S. 1275) in der jeweils geltenden Fassung.


2.8
Für den Geschäftsbereich des Kataster- und Vermessungswesens gilt ergänzend die „Thüringer Anweisung zur Archivierung und Aussonderung von Unterlagen des amtlichen Vermessungswesens und des Bodenmanagements (Archivanweisung Vermessung/ Bodenmanagement)“ vom 19. November 2018 (ThürStAnz 47/2018, S. 1503) in der jeweils geltenden Fassung.


2.9
Die Aufbewahrung von Ausländerakten richtet sich nach § 68 Absatz 2 der Aufenthaltsverordnung.




3. Aufbewahrungsorte



3.1
Schriftgut ist, soweit nichts anderes bestimmt ist, während der Aufbewahrungsfristen bei den Stellen aufzubewahren, die es bestimmungsgemäß zu verwalten oder zu führen haben.


3.2
Die Verwahrung von Personalakten i. S. d. §§ 79 ff. des Thüringer Beamtengesetzes (ThürBG) vom 12. August 2014 (GVBl. 2014, S. 472) ausgeschiedener Bediensteter obliegt der Stelle, die zuletzt die Personalakte geführt hat. Versorgungsakten, die bei den Pensionsbehörden erwachsen, gelten nicht als Teilakten zu den Personalhauptakten i. S. d. § 79 ThürBG. Sie sind von den zuständigen Pensionsbehörden aufzubewahren.




4. Aufbewahrungsfristen



4.1
Die „Anlage Aufbewahrungsfristen“ unterteilt sich in die Bereiche „Allgemeiner Teil - (Querschnittsaufgaben)“, „Besonderer Teil (Fachaufgaben)“ und „Polizeispezifischer Teil“.


4.2
Sonderregelungen zu Aufbewahrungsfristen


4.2.1
Personal- und Versorgungsakten


Die Aufbewahrung von Personal- und Versorgungsakten richtet sich nach § 87 ThürBG in der jeweils geltenden Fassung. Für die Personalakten der Tarifbeschäftigten gelten diese Bestimmungen entsprechend.


4.2.2
Ärztliches Schriftgut


Schriftgut, welches bei ärztlichen Untersuchungen bzw. Behandlungen (z.B. Polizeiärztlicher Dienst - PÄD) in dienst- oder arbeitsrechtlichen Angelegenheiten (z. B. Einstellungsuntersuchungen) entstanden ist, ist von den Stellen, die die Untersuchung durchgeführt haben, bis zur Vollendung des 70. Lebensjahres des Untersuchten oder im Falle seines Todes oder seines Ausscheidens vor diesem Zeitpunkt, noch fünf Jahre lang aufzubewahren.


Gesundheitsakten von Personen, die mit krebserregenden Gefahrstoffen arbeiten, sind bis zum Ablauf des Jahres, in dem der Versicherte 75 Jahre alt geworden ist oder geworden wäre, aufzubewahren.


4.3
Schriftgut, bei dem keine besondere Aufbewahrungsfrist in der beigefügten „Anlage - Aufbewahrungsfristenoder durch andere gesetzliche Vorschriften festgesetzt ist und


a)
das der Bedeutung nach einer längeren Aufbewahrungszeit als ein Jahr bedarf, ist fünf Jahre aufzubewahren,


b)
das der Bedeutung nach keiner längeren Aufbewahrung bedarf und keiner besonderen Regelung unterliegt, ist ein Jahr aufzubewahren.


4.4
Sind Aufbewahrungsfristen weder in dieser Richtlinie noch in anderen Regelungen vorgegeben, sind diese durch den zuständigen Bearbeiter in Zusammenwirken mit dem für die Schriftgutverwaltung zuständigem Sachgebiet der Dienststelle festzusetzen. Die Aufbewahrungsfrist bestimmt sich nach dem Bearbeitungsinteresse und der Wirtschaftlichkeit. Beide Aufbewahrungszwecke sind gegeneinander abzuwägen. Der historische Wert ist für die Fristbemessung unerheblich.


Maßgebliche Gesichtspunkte für das Bearbeitungsinteresse sind:


a)
Grad der Zuständigkeit


Ist die Behörde federführend oder nur beteiligt?


Ist die aktenführende Stelle innerhalb der Behörde federführend oder nur beteiligt? Falls die eigene Stelle nur beteiligt ist und auf die Akten der federführenden Stelle zurückgreifen kann, reicht eine Frist von fünf Jahren aus.


b)
Vorbereitung von Vorschriften oder Verwaltungsvollzug


Werden Rechtsvorschriften vorbereitet und fortgeschrieben, reichen im Regelfall 30 Jahre aus. Bei Verwaltungsvorschriften kann die Frist noch verkürzt werden.


Betreffen Akten ausschließlich den Verwaltungsvollzug, genügen zehn Jahre.


c)
Sicherung von Rechten und Pflichten


Sind Rechte und Pflichten der Behörde oder Dritter beweiskräftig nachzuweisen?


d)
Bedeutung für die weitere behördliche Arbeit


Besitzt der Bearbeitungsgegenstand Präzedenzcharakter für die Bearbeitung anderer Fälle? Hat er sogar grundsätzliche Bedeutung?


f)
Art des Schriftgutes


Im Unterschied zu den Einzelsachakten genügen kürzere Fristen für viele Sondersachakten (wie beispielsweise Beiakten, Materialsammlungen, die nur für die Ausarbeitung relevant waren, Anlagen).


g)
Datenschutzrechtliche Aspekte


Soweit personenbezogene Daten betroffen sind, sind neben dem Bearbeitungsinteresse und der Wirtschaftlichkeit auch die schutzwürdigen Belange des Betroffenen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. Grundsätzlich sollte die Aufbewahrungsfrist ein Jahr nicht überschreiten.


Bei der Wirtschaftlichkeit sind die Grundsätze der „Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit“ gem. § 7 ThürLHO in der jeweils geltenden Fassung zu beachten. Aufgrund der mit der Aufbewahrung verbundenen Kosten sind daher die Fristen so kurz wie fachlich vertretbar zu bemessen.




5. Verfahren zur Aussonderung und Vernichtung von Schriftgut mit Ausnahme von Personalakten und Versorgungsakten



5.1
Nach § 11 Abs. 1 ThürArchivG besteht die Verpflichtung, Unterlagen, welche zur Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, auszusondern und dem Landesarchiv zur Übernahme anzubieten, sofern bundesrechtlich nichts anderes bestimmt ist. Dieses Schriftgut ist mit einem auffälligen Hinweis auf das Jahr zu versehen, in dem die Aufbewahrungsfrist endet. Es ist jährlich, spätestens jedoch mit Ablauf des darauffolgenden Kalenderjahres, in welchem die Frist endet, zu prüfen, für welches Schriftgut die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.


5.2
Ist es zur weiteren Aufgabenerfüllung der Dienststelle im Einzelfall erforderlich, Schriftgut über die festgesetzte Aufbewahrungsfrist hinaus aufzubewahren, so ist eine neue Aufbewahrungsfrist schriftlich unter Begründung der in Ziffer 4.4 aufgeführten Gesichtspunkte der Aufbewahrungsnotwendigkeit und -frist durch die zuständige feder- bzw. aktenführen- de Stelle festzulegen.


5.3
Das Schriftgut, bei dem die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, ist - außer in den Fällen der Ziffer 5.2 - dem Landesarchiv bekannt zu geben und in elektronischer Form zur Übernahme anzubieten (§ 11 ThürArchivG). Hierzu sind die vom Landesarchiv vorgegebenen Anbietungsverzeichnisse zu verwenden. Diese können auf der Internetseite der Landesarchive abgerufen werden.


5.4
Bei einer Übergabe von Schriftgut an das zuständige Landesarchiv im Rahmen der laufenden Fristen ist anzugeben, ob es sich lediglich um eine Zwischenarchivierung oder um eine Übergabe (§ 14 Abs. 2 ThürArchivG) handelt.


5.5
Eine Vernichtung von Schriftgut ohne vorherige Prüfung des Landesarchivs ist nur dann zulässig, wenn mit dem Landesarchiv eine entsprechende Vereinbarung über ein normiertes Auswahlverfahren (§ 13 ThürArchivG) abgeschlossen wurde. Schriftgut, das nicht in einer solchen Vereinbarung aufgeführt ist, ist dem Landesarchiv zur Prüfung und Bewertung anzubieten. Abhängig von der Struktur des Schriftguts, wird den Behörden zur Verringerung des Verwaltungsaufwandes empfohlen, für betreffende Unterlagen eine solche Vereinbarung abzuschließen.


5.6
Schriftgut, welches nach § 35 SGB I und nach §§ 67 ff. SGB X dem Sozialgeheimnis unterliegt, ist dem Landesarchiv erst nach dem Vorliegen einer Regelung einer gesetzlichen Offenbarungsbefugnis anzubieten.


5.7
Schriftgut, bei dem die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und das vom Landesarchiv für nicht archivwürdig erklärt worden ist und für das eine weitere Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist (s. Ziffer 5.2), ist datenschutzkonform zu vernichten soweit nicht schutz- würdige Belange Betroffener oder Rechtsvorschriften dem entgegenstehen. Über die Vernichtung ist eine Niederschrift zu fertigen.


5.8
Falls die Vernichtung nicht von der Dienststelle selbst vorgenommen wird, dürfen die Unterlagen nur an zuverlässige, nach DIN ISO 66399 zertifizierte Unternehmen zum Vernichten überlassen werden. Die Dienststelle hat sich in geeigneter Weise (z. B. durch Stichproben) von der Zuverlässigkeit des beauftragten Unternehmens zu überzeugen. Als Bedingung ist bei der Beauftragung die Verpflichtung aufzunehmen, das Schriftgut im Inland vernichten zu lassen, niemandem Einsicht zu gestatten und innerhalb einer bestimmten Frist die Vernichtung nachzuweisen.


5.9
Bis zur Vernichtung ist das Schriftgut in geeigneten Behältnissen zwischen zu lagern und unter Verschluss zu halten. Eine Einsichtnahme oder Entnahme des Schriftguts ist zu verhindern.


5.10
Werden Dienststellen aufgelöst, ganz oder teilweise in eine andere Dienststelle eingegliedert oder zu einer neuen Dienststelle zusammengeschlossen oder bilden sie durch Ausgliederung eine neue Dienststelle, ist das Schriftgut mit der Verantwortung für die Beachtung dieser Richtlinie auf die Dienststelle zu übergeben, auf die die Aufgabenerfüllung übergegangen ist.


6. Verfahren zur Aussonderung und Vernichtung von Personalakten
und Versorgungsakten



6.1
Personalakten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen dem Landesarchiv zur Archivierung anzubieten.


6.2
Die vom Landesarchiv als archivwürdig ausgewählten Personalakten sind abzugeben. Alle anderen Personalakten sind zu vernichten.


6.3
Versorgungsakten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von den Pensionsbehörden dem Landesarchiv zur Archivierung anzubieten. Nicht als archivwürdig eingestufte Versorgungsakten sind zu vernichten.


6.4
Die Pensionsbehörden haben den Dienststellen, welche die Personalhauptakten führen, jeweils zum 31. März eines Kalenderjahres für das vorangegangene Kalenderjahr den Tod eines ledigen Ruhestandsbeamten, eines Ruhestandsbeamten, dessen Lebenspartner bereits verstorben ist, oder den Wegfall der letzten Versorgungsverpflichtung mitzuteilen.


6.5
Im Übrigen gelten die Regelungen zur Aussonderung von Schriftgut (Ziffer 5 und 7 dieser Richtlinie) entsprechend.




7. Verfahren zur Aussonderung und Vernichtung von elektronischem Schriftgut



7.1
Die Bestimmungen zur Vernichtung von Schriftgut in Papierform gelten entsprechend für die Vernichtung von elektronischem Schriftgut. Die Löschung hat im Produktivsystem sowie auf sämtlichen Sicherungskopien gem. dem jeweiligen Datensicherungskonzept zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu erfolgen.


7.2
Die landesweit gültigen Austausch- und Übernahmeformate zur Übergabe und Archivierung elektronischer Unterlagen sind in der Verwaltungsvorschrift nach § 8 Abs. 6 ThürArchivG des für das zentrale E-Government und die Informationstechnik zuständigen Ministeriums festgelegt. Die Vorgaben auf den Webseiten des Landesarchivs zum Zeitpunkt und zur Form der Übermittlung sind zu beachten (vgl. § 11. Abs. 2 ThürArchivG).


7.3
Bei elektronischen Unterlagen, die ihrem Zweck entsprechend laufend aktualisiert und benötigt werden (z.B. Daten aus Fachverfahren), ist dem Landesarchiv zu vereinbarten Stichtagen eine Kopie (Zeitschnitt) anzubieten (vgl. § 11 Abs. 2 ThürArchivG).




8. Zuständigkeit des Landesarchivs Thüringen



8.1
Die sachliche und örtliche Zuständigkeit des Landesarchivs Thüringen ergibt sich aus § 8 ThürArchivG. Die aktuelle Zuständigkeit der Abteilungen des Landesarchivs (§ 8 Abs. 1 ThürArchivG) kann auf der Internetseite des Landesarchivs eingesehen werden.


8.2
Bei der Zwischenarchivierung von Schriftgut bleibt die abgebende Dienststelle oder ihr Rechts- und Funktionsnachfolger für das Schriftgut weiterhin verantwortlich und entscheidet über die Benutzung durch Dritte.


8.3
Im Rahmen seiner Zuständigkeit berät das Landesarchiv Thüringen die Behörden, Gerichte und sonstigen öffentlichen Stellen des Landes bei der Verwaltung, Aufbewahrung und Sicherung ihres Schriftgutes.




9. Inkrafttreten, Außerkrafttreten



Diese Richtlinie tritt am 01.08.2019 in Kraft und am 31.07.2024 außer Kraft. Gleichzeitig treten die Richtlinie über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Verwaltung des Freistaats Thüringen vom 11. Juli 2014, ThürStAnz Nr. 30/2014 S. 899 - 914 und der Erlass zur Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Schriftgut der Thüringer Polizei vom 10. Dezember 2014, ThürStAnz Nr. 1/2015 S. 32 - 38, geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 15. November 2018, ThürStAnz Nr. 50/2018 S. 1587, außer Kraft.



Erfurt, 22.07.2019

   

Georg Maier

………………………………….

   

……………………………………

Ort, Datum

   

Der Minister

0248-4/2018



 

Anlage Aufbewahrungsfristen



Abschnitt A
„Allgemeiner Teil“ (Querschnittsaufgaben)



1

Zentrale Angelegenheiten (Querschnittsaufgaben)

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

1.1

Organigramme, Geschäftsverteilungspläne sowie Aktenpläne und Geschäftsordnungen nebst den dazugehörigen Unterlagen (Zuständigkeits- und Aufgabenübertragungen),

Organisations- und Strukturunterlagen, insb. Organisations- und Dienstpostenpläne

30

Bei erfolgten Änderungen bzw. einmal pro Jahr ist dem Landesarchiv jeweils ein Exemplar zur Verfügung zu stellen.

1.2

Urkunden über den Erwerb, die Entziehung und die Aufgabe des Eigentums an Grundstücken (mit Lageplänen) und Gebäuden

d

99 Jahre, danach Prüfung

1.3

Urkunden über Rechte an Grundstücken und andere dauernden Rechte, Verträge über dauernde Lasten und Verbindlichkeiten

d

99 Jahre, danach Prüfung

1.4

Unterlagen, Urkunden und Schriftstücke, die geeignet sind, über Vermögensfragen der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik Auskunft zu geben

30


1.5

Urkunden über den Erwerb, die Veränderung, die Belastung oder die Aufgabe von Beteiligungen an Unternehmen in Form des privaten Rechts

30


1.6

Ministerielle Grundsatzentscheidungen (Leitlinien, Grundlagenentscheidungen, prinzipielle Entscheidungen, Direktiven) mit den ihnen zu Grunde liegenden Unterlagen

30


1.7

Verhandlungsniederschriften über Vernichtung und Aussonderung von Schriftgut, Vernichtungsprotokolle

30


1.8

Brieftagebücher, Postein- und -ausgangsbücher

10


1.9

Unterlagen, die im Zusammenhang mit Rechnungshofprüfungen stehen

5

Frühester Fristbeginn: Abschluss der Prüfung

1.10

Einzelpetitionen, Kleine/Große Anfragen

5


1.11

Unterlagen über Schirmherrschaften

5

Frühester Fristbeginn: Ablauf der Schirmherrschaft

1.12

Eingaben/Beschwerden, Gnadensachen

2


1.13

Dienstsiegel, Siegelführung, Bestätigungen

10


1.14

Unterlagen der Bund-/Länder-Gremien

10


1.15

Unterlagen Innenrevision

10


1.16

Fahrzeugakten

5

Nach Aussonderung des KfZ

1.17

Protokolle Behördenbesprechungen

5


1.18

Presseberichte/-informationen

2

Herausgeber bzw. verantwortliche Stelle

1.19

Unterlagen zum Datenschutz



a)
Auskunftsersuchen, Anträge auf Löschung oder Berichtigung von Daten, Anfragen bzw. Schriftverkehr mit datenschutzrechtlichem Bezug

3


b)
Unterlagen zu automatisierten Verfahren der Datenverarbeitung

5


c)
Dienstanweisungen, Erlasse, Weisungen mit datenschutzrechtlichem Bezug

5


Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

1.20

Anfragen nach dem Informationsfreiheitsgesetz

2


1.21

Anfragen im Zusammenhang mit Master- und Bachelorarbeiten

2


1.22

Belehrungslisten

5

Soweit keine gesetzlichen Regelung

1.23

Niederschriften über die Sitzungen der Personalvertretungen, § 41 ThürPersVG

10


1.24

Wahlunterlagen (Niederschriften, Bekanntmachungen, Stimmzettel, Freiumschläge für die schriftliche Stimmabgabe), § 24 ThürPersVWO

5


1.25

Unterlagen zu Dienstvereinbarungen zwischen Personalvertretung und Dienststelle

5

Nach Ende der Laufzeit der Dienstvereinbarungen

1.26

Angelegenheiten des behördlichen Geheimschutzes (ohne die Unterlagen des personellen Geheimschutzes, insb. Sicherheits- und Sicherheitsüberprüfungsakten, deren Aufbewahrung und Löschung sich nach dem ThürSÜG richtet und die einer Anbietungspflicht an Archive nicht unterfallen)

15

beim Geheimschutzbeauftragen der Dienststelle

2

Personalangelegenheiten

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

2.1

Personalakten

5

§ 87 Abs. 1 ThürBG in der jeweils geltenden Fassung

(für Tarifbeschäftigte § 27 Abs. 1 ThürDSG)

2.2

Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten

5

§ 87 Abs. 2 ThürBG in der jeweils geltenden Fassung (für Tarifbeschäftigte § 27 Abs. 1 ThürDSG)

2.3

Unterlagen über Erholungs-/Sonderurlaub

3

§ 87 Abs. 2 ThürBG in der jeweils geltenden Fassung (für Tarifbeschäftigte § 27 Abs. 1 ThürDSG)

2.4

Versorgungsakten

10

§ 87 Abs. 3 ThürBG in der jeweils geltenden Fassung (für Tarifbeschäftigte § 27 Abs. 1 ThürDSG)

2.5

30

§ 87 Abs. 3 ThürBG in der jeweils geltenden Fassung (für Tarifbeschäftigte § 27 Abs. 1 ThürDSG)

Bei Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs

2.6

Disziplinarangelegenheiten

2-7

§ 78 Thüringer Disziplinargesetz

Aufbewahrungsfrist endet mit Beginn des Verwertungsverbotes

2.7

Unterlagen über die Zahlungen an Tarifbeschäftigte

5

Nach Ablauf des Todesjahres bzw. nach Ablauf des Jahres des Erreichens der Regelaltersrente.

2.8

Ärztliche Unterlagen, die bei ärztlichen Untersuchungen in dienst- oder arbeitsrechtlichen Angelegenheiten (z.B. Einstellungsuntersuchungen) entstanden sind

5

Bis zur Vollendung des 70. Lebensjahres oder im Todesfall oder bei Ausscheiden von diesem Zeitpunkt an

2.9

Nachweisung zur Planstellen- und Stellenüberwachung und -besetzung nebst den dazugehörigen Unterlagen

5

VV Nr. 8 und Nr. 9 zu § 49 ThürLHO (2010)

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

2.10

Dienstaufsichtsbeschwerden

5


2.11

Initiativbewerbungen

1


2.12

Gesundheitsmanagement, Personalentwicklung

10


2.13

Stellenausschreibungsverfahren

3


2.14

Nebentätigkeiten und Dienstjubiläen

5


2.15

Abfragen Bundeszentralregister

3

§ 86 Abs. 2 Satz 1 ThürBG

– Auskünfte aus dem Bundeszentralregister sind nach 3 Jahren zu entfernen bzw. zu löschen

2.16

Unterlagen zu Dienstausweisen

5


2.17

Unterlagen zu Versetzungen, Umsetzungen, Abordnung und Dienstherrenwechsel

5


2.18

Aussagegenehmigungen

5


2.19

Unterlagen zum Bewerberauswahlverfahren

a) Bestehen des Eignungsauswahlverfahren und zeitnahe Einstellung,

b) Bestehen des Eignungsauswahlverfahrens, ohne dass Einstellung bereits erfolgt ist (Warteliste)

c) Nichtbestehen des Eignungsauswahlverfahrens

1


2.20

Unterlagen zu beamtenrechtlichen Nebengebieten (Besoldungsrecht, Beamtenversorgungsrecht, Laufbahnrecht, Personalvertretungsrecht, Schwerbehindertenrecht, Gleichstellungsrecht)

10

Analog für Tarifbeschäftigte

2.21

Schadensakten (Sachschadensvorgänge)

5


2.22

Unterlagen zur Dienstzeitnachweisung, die keine zahlungsbegründenden Unterlagen sind (z. B. Dienstnachweise, Anwesenheitslisten, Dienstpläne und Arbeitszeitnachweise)

2

lt. Anlage 5 Ziffer 4.1 Abs. 2 der Verwaltungsvorschriften für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung zu den §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 ThürLHO

Hinweis:

Arbeitszeitnachweise werden zur zahlungsbegründenden Unterlage als Beleg für die Anzeige des Anspruchs auf Erschwerniszulage und Mehrarbeitsvergütung für Beamte verwendet

5

3

Aus- und Fortbildung

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

3.1

Fortbildungsprogramme

5


3.2

Prüfungsunterlagen für Laufbahnprüfungen einschließlich Niederschriften über die Prüfung und Übersichten über die Noten der einzelnen Prüfungsarbeiten sowie Haus- und Klausurarbeiten

5

s.a. § 38 Abs. 1 ThürAPOgD

Frühester Fristbeginn: nach Ablauf des Prüfungsjahres

3.3

Lehrgangs-/Seminarakte

5

Fortbildung

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

3.4

Unterlagen der Aus- und Fortbildung wie z. B.

- Ausbildungspläne, Stundenpläne, Dokumente zum Dienstunterricht und zur Anordnung von Aus- und Fortbildungsreisen)

- Evaluationsunterlagen des Studiums, der Aus- und Fortbildung (Auswerteberichte, Konzeptionen)

- PET-Unterlagen (z. B. Schießtrainingsnachweise, Nachweise zum Dienstsport, Dokumente zu polizeisportlichen Veranstaltungen)

sowie

Fortbildungsanträge/Teilnehmermeldungen

5

Für Fragebögen zur Evaluation u. Ä. beträgt die Aufbewahrungsfrist einen Monat (nach Abschluss der Auswertung).

3.5

Praktikumsunterlagen

3

Frühester Fristbeginn: mit Ablauf des Praktikums

3.6

Staatsprüfungszeugnisse, Zeugnisse im Rahmen der Ausbildung der Laufbahnbewerber sämtlicher technischer und nichttechnischer Dienste in der staatlichen und kommunalen Verwaltung

50


4

Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

4.1

Unterlagen über beendete Verträge zu Bagatellbeschaffungen (insbesondere Verbrauchsmaterial) bis zu einer Höhe von 5.000 Euro

5

Soweit nicht EU-rechtliche Bestimmungen eine längere Aufbewahrung vorsehen.

4.2

Unterlagen über die Gewährung von Zuwendungen und Anteilsfinanzierungen für investive und nichtinvestive Maßnahmen

10

Soweit nicht EU-rechtliche Bestimmungen eine längere Aufbewahrung vorsehen.

Frühester Fristbeginn: mit Abschluss der Verwendungsnachweisprüfung

Förderunterlagen über Vorhaben mit einer längeren Zweckbindungsfrist als 10 Jahre sind entsprechend länger aufzubewahren.

4.3

Unterlagen über die Gewährung aus Lottomitteln, einschließlich Verwendungsnachweis

5

Frühester Fristbeginn: mit Abschluss der Verwendungsnachweisprüfung

4.4

Verwahrungsbücher sowie -verzeichnisse mit Belegen

30

§ 197 BGB

5

Verwaltungs- und Rechtsangelegenheiten, Staats-, Verfassungs- und Kommunalrecht

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

5.1

Unterlagen von geschichtlicher Bedeutung, insbesondere Vorarbeiten zur Verfassungsgesetzgebung

30


5.2

Unterlagen über Verfahren vor dem Bundesverfassungsgericht und dem Thüringer Verfassungsgerichtshof, an denen der Freistaat Thüringen als Partei unmittelbar beteiligt war, sowie gutachterliche Äußerungen zu verfassungsrechtlichen Fragen einschließlich der Vorarbeiten

30


5.3

Gesetzesurschriften einschließlich des vom Präsidenten des Landtags beurkundeten Wortlauts der vom Landtag beschlossenen Gesetze sowie bedeutende Unterlagen des Landtags über parlamentarische Vorgänge

10


5.4

Stiftungsakten und Stiftungsverzeichnisse

30


5.5

Unterlagen über Bildung von Stiftungen

d

99 Jahre, danach Prüfung

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

5.6

Unterlagen und Verzeichnisse über Vereine, deren Zweck auf einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gerichtet ist (§ 22 BGB) sowie über altkonzessionierte Vereine

30


5.7

Vorarbeiten von der federführend zuständigen Stelle zu Gesetzen, Verordnungen und Anordnungen, Staatsverträgen und Verwaltungsabkommen (ausgenommen: begründende Unterlagen zu den Haushaltsgesetzen)

30


5.8

gerichtliche Schuldtitel nebst den dazugehörigen Unterlagen

30


5.9

Bestandkräftige Verwaltungsakte mit Dauerwirkung

d

99 Jahre, danach Prüfung

5.10

Sonstige bestandskräftige Verwaltungsakte

10


5.11

Unterlagen über Verfahren der Gerichte erster Instanz aller Gerichtszweige, an denen der Freistaat Thüringen als Partei unmittelbar beteiligt war

20


5.12

Unterlagen über Verfahren der Gerichte höherer Instanzen aller Gerichtszweige, an denen der Freistaat Thüringen als Partei unmittelbar beteiligt war

30


5.13

Unterlagen zur Kreis- und Gemeindegebietsreform, Unterlagen zu Gebiets- und Bestandsänderungen vom Gemeinden und Landkreisen sowie zur Bildung, Änderung und Auflösung von kommunalen Verwaltungsstrukturen einschließlich der Unterlagen zu formellen und materiellen Gesetzen betreffend Gebiets-, Bestands- und Strukturänderungen

d

99 Jahre, danach Prüfung

5.14

Unterlagen zu Namen und Bezeichnung von Gemeinden und deren Änderung, zu Namen und Sitz von Verwaltungsgemeinschaften und deren Änderung sowie zu Namen, Sitz und Bezeichnung von Landkreisen und deren Änderung

d

99 Jahre, danach Prüfung

5.15

Komplette Einbürgerungsvorgänge bei den für die Ausstellung der Einbürgerungsurkunden zuständigen Einbürgerungsbehörden

d

99 Jahre, danach Prüfung

5.16

Vorarbeiten der federführend zuständigen Stelle für Verwaltungsvorschriften und Richtlinien

10


5.17

Unterlagen über Verträge, Verwaltungsvereinbarungen

5

Auch IT-Verträge/ Verträge Polizei

Frühester Fristbeginn: nach dem jeweiligen Vertragsende

5.18

Prüfprotokolle, Schwachstellenanalysen, Statistiken sowie Einzelfallakten im Rahmen von Prüfmaßnahmen der Controllingreferate

10

Bei EU-Cofinanzierung gelten die rechtlichen Aufbewahrungsfristen für den jeweiligen Förderzeitraum.

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

5.19

Unterlagen über abgeschlossene Bußgeldverfahren, in denen:

a)
eine Geldbuße von mehr als 250 Euro festgesetzt oder
b)
eine Nebenfolge vermögensrechtlicher Art, deren Wert 250 Euro übersteigt oder
c)
eine Nebenfolge nicht vermögensrechtlicher Art angeordnet worden ist.

5

Verkehrsordnungswidrigkeiten sh. Anlage Polizei – Verkehrspolizeiliche Angelegenheiten

5.20

Unterlagen über abgeschlossene Bußgeldverfahren, in denen:

a)
eine Geldbuße bis zu 250 Euro festgesetzt oder
b)
über Verwarnungsverfahren oder Unterlagen, in denen das Verfahren eingestellt worden ist.

Hiervon ausgenommen sind:

a)
Verwarnungsverfahren wegen Verkehrsordnungswidrigkeiten
b)
Unterlagen über Bußgeldverfahren, denen ein Verwarnungsgeldverfahren vorausging

3

Verkehrsordnungswidrigkeiten sh. Anlage Polizei – Verkehrspolizeiliche Angelegenheiten



Abschnitt B
„Besonderer Teil“ (Fachaufgaben)





d= dauerhaft

1

Ordnungswesen, Katastrophenschutz, Verteidigung, Gesundheits- und Veterinärwesen, Gentechnik

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

1.1

Personenstandsbücher und -register

d

§ 7 Abs. 1 PStG

99 Jahre, danach Prüfung

1.2

Nachweise zu den beurkundeten Personenstandsfällen und Randvermerken und Folgebeurkundungen

d

§ 5 Abs. 5 PStG

99 Jahre, danach Prüfung

1.3

Nachweise über die Bildungen von Standesamtsbezirken

d

99 Jahre, danach Prüfung

1.4

Mitteilungen zu Hinweisen in den Personenstandsbüchern und –registern

1


1.5

Nachweise über die Bestellung von Standesbeamten

50


1.6

Unterlagen der Standesamtsaufsicht

30


1.7

Approbationsurkunden und Erlaubnisurkunden der akademischen Heilberufe Arzt, Zahnarzt, Tierarzt, Apotheker, Psychotherapeut sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeut,

50


1.8

Zeugnisse und Erlaubnisurkunden staatliche geprüfter Lebensmitteltechniker

50


1.9

Zeugnisse und Berufserlaubnisse der medizinischen Fachberufe Krankenpfleger, Krankenpflegehelfer, Kinderkrankenpfleger, Altenpfleger, Altenpflegehelfer, Hebamme, Logopäde, Diätassistent, Medizinisch-technicher Assistent, Physiotherapeut, Ergotherapeut, Rettungsassistent, Podologe, Orthoptist, Fachangestellter für Bäderwesen sowie Masseur und medizinischer Bademeister

50


1.10

Akten über die Prüfung für den Nachweis der waffenrechtlichen Sachkunde vor einem Prüfungsausschuss

50


1.11

Genehmigungen, Erlaubnisse und Bauartzulassungen für technische Anlagen, Vorrichtungen und Handlungen nach der Gewerbeordnung, dem Strahlenschutzgesetz, dem Waffenrecht und dem Sprengstoffrecht

50


1.12

Angelegenheiten der Ständigen Vertragskommission der Länder

30


1.13

Ärztliche Aufzeichnungen soweit es sich nicht um solche nach Abschnitt A Nr. 2.7 handelt

30


1.14

Aufzeichnungen über Röntgen und Strahlenbehandlungen

30


1.15

Unterlagen über Berufskrankheitsverfahren und über arbeitsmedizinische sowie gewerbehygienische Probleme in Betrieben

30

Abweichung bspw. nach § 14 Abs. 3 Nr. 4 GefStoffV

1.16

Unterlagen über Anzeigen und Genehmigungen von Arbeiten mit vermehrungsfähigen Krankheitserregern nach dem Bundesseuchenschutzgesetz/Infektionsschutzgesetz in Laboratorien der Sicherheitsstufe 2-4 (Laborzulassungen)

30


1.17

Gesundheitsakten über arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen sowie Aufzeichnungen über berufsbedingte Expositionen gegenüber Arbeitsumweltfaktoren

10

Nach § 6 ArbMedVV i. V. m. AMR Nr. 1

1.18

Arbeitsmedizinische Gesundheitsunterlagen von ärztlich zu überwachenden beruflich strahlenexponierter Personen nach der letzten Überwachungsmaßnahme

30


Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

1.19

Unterlagen über die Abnahmen des feuerwehrtechnischen Prüfdienstes

30


1.20

Jahresgeschäftsstatistiken über Brand- und Hilfeleistungseinsätze der Feuerwehren

30


1.21

Jahresgeschäftsstatistiken über den vorbeugenden Gefahrenschutz, die Struktur der Feuerwehren (Feu 905) sowie den Rettungsdienst

30


1.22

Lehrgangsnachweise im Brand- und Katastrophenschutz an der Thüringer Landesfeuerwehr- und Katastrophenschutzschule einschließlich der Lehrgangspläne

30


1.23

Unterlagen zur feuerwehrtechnischen Laufbahnausbildung – Anerkennung von Ausbildungsabschlüssen

30


1.24

Nachweise der Verleihung der Feuerwehr-Ehrenzeichen sowie der Feuerwehrleistungsabzeichen einschließlich der Stellungnahme zu anderen Ehrungen des Landes

30


1.25

Unterlagen zu Gefahrenanalysen im chemisch-bakteriologischen, gentechnischen und nuklearen Katastrophenschutz

30


1.26

Katastrophenschutzkreisbeschreibungen auf Landesebene

30


1.27

Unterlagen zur Bewältigung großräumiger Gefährdungslagen

30


1.28

Gefahrenabwehrplanung – Alarmpläne im Katastrophenschutz

30


1.29

Planungsunterlagen/Bestandsnachweise des Fernmeldewesens im Brand- und Katastrophenschutz

30


1.30

Unterlagen zu Entschädigungsleistungen durch das Land bei Elementarschäden

30


1.31

Unterlagen des Brandschutzaufsichtsdienstes

30


1.32

Unterlagen bezogen auf die Zivile Verteidigung, die Streitkräfte und die Kampfmittelräumung

30


1.33

Zulassungen von Gegenprobensachverständigen nach dem Lebensmittelrecht

30


1.34

Bescheide über Betriebszulassungen nach dem Lebensmittelrecht

30


1.35

Unterlagen über gentechnische Arbeiten der Sicherheitsstufen 2-4 beginnend mit ihrer Beendigung

30


1.36

Unterlagen über Verfahren von Freisetzungen im Gentechnikrecht

30


1.37

Amtliche Anerkennung natürlicher Mineralwässer und Nutzungsgenehmigungen für Mineralwässer

30


1.38

Unterlagen über Anzeigen und Genehmigungen von Arbeiten mit vermehrungsfähigen Krankheitserregern nach dem Bundesseuchenschutzgesetz/ Infektionsschutzgesetz in Laboratorien der Sicherheitsstufe I

10


1.39

Unterlagen über die besondere Gültigkeitsdauer von Eichungen

10

gemäß Anhang B zur Eichordnung, sofern die Eichordnung keine kürzeren Fristen zulässt

1.40

Unterlagen nach § 61 Eichordnung

5


1.41

Prüfungsniederschriften über die Eichung von Messgeräten nach Ablauf der Gültigkeitsdauer der Eichung

1

Unterlagen zu Eichungen ggf. zusammenfassen und in die einzelnen Jahre unterteilen

1.42

Unterlagen über die Antragstellung und Zulassung als Gelbfieberstelle nach den Internationalen Gesundheitsvorschriften

30


1.43

Schriftgut des Amtes für Verfassungsschutz in Zusammenhang mit der Erfüllung von Aufgaben gem. § 4, 5 ThürVerfSchG

15


2

Wirtschaft und Verkehr

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

2.1

Konstruktionspläne für Hochbauten und Brücken- und Tunnelbauwerke (auch auf Mikrofilm o.a. Speichermedien), Prüfberichte für Brücken, Unterlagen zu Tunneln, Baugrundgutachten

d

99 Jahre, danach Prüfung

2.2

Planfeststellungen, Plangenehmigungen und Entscheidungen über Unterbleiben der Planfeststellung/Plangenehmigung nach dem Straßenrecht, dem Personenbeförderungsgesetz, dem Allgemeinen Eisenbahngesetz und dem Luftrecht

d

99 Jahre, danach Prüfung

2.3

Unterlagen über Baugenehmigungs-, Bauausführungs- und Konstruktionsunterlagen von Verkehrsanlagen bei der zuständigen Straßenbauverwaltung

d

99 Jahre, danach Prüfung

2.4

Unterlagen über Genehmigung als Eisenbahnverkehrsunternehmen oder Eisenbahninfrastrukturunternehmen

d

99 Jahre, danach Prüfung

2.5

Unterlagen über Widmungen, Umstufungen oder Einziehung nach dem Thüringer Straßengesetz und Bundesfernstraßengesetz

d

99 Jahre, danach Prüfung

2.6

Unterlagen über Verträge, Genehmigungen, Erlaubnisse oder Zustimmungen nach dem Thüringer Straßengesetz und Bundesfernstraßengesetz

d

99 Jahre, danach Prüfung

2.7

Befristet erteilte Genehmigungen, Erlaubnisse oder Zustimmungen nach dem Thüringer Straßengesetz und Bundesfernstraßengesetz

10

Nach Ablauf der Befristung

2.8

Unterlagen über die Genehmigung zur dauernden Einstellung des Eisenbahnbetriebes auf Schienenstrecken durch das Eisenbahnbundesamt

d

99 Jahre, danach Prüfung

2.9

Bestätigung als oberster Betriebsleiter eines Eisenbahnunternehmens, als Betriebsleiter einer Anschlussbahn, als Straßenbahnbetriebsleiter

30


2.10

Unterlagen über Bauartzulassungen bei Straßenbahnen

30


2.11

Wegweisende und touristische Beschilderung

30


2.12

Güterverkehr

30


2.13

Beförderung gefährlicher Güter

30


2.14

Gesetz –Sichere Container CSC- (Schlagwort für das „Internationale Übereinkommen über sichere Container“)

30


2.15

Zivile Notfallvorsorge; Verkehrssicherstellung

30


2.16

Marktüberwachung ODV (Ortsbewegliche-Druckgeräte-Verordnung)

30


2.17

Vertragsunterlagen im Straßenbau

10

Beginn ab Bestätigung Schlussrechnung

2.18

Zustandserfassung und –bewertung der Fahrbahnen (ZEB) und PMS-Berechnung

d

99 Jahre, danach Prüfung

3

Bau- und Wohnungswesen

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

3.1

Unterlagen über Sanierungs- und Entwicklungsmaßnahmen nach dem Baugesetzbuch nach Abschluss der Maßnahme

30

Hier: eigenständige städtebauliche Verfahren, die keinen Bezug zum staatlichen Hochbau haben

3.2

Bei den Bauaufsichtsbehörden zu führende Baugenehmigungs-, Bauanzeige- und Zustimmungsakten nach dem Abbruch des jeweiligen Gebäudes oder der sonstigen baulichen Anlage

5

Akten müssen für die Gültigkeitsdauer der jeweiligen Genehmigung zugänglich bleiben, um ggf. auftretende Ansprüche beurteilen zu können. Es handelt sich nicht um Baumaßnahmen des staatlichen Hochbaus.

3.3

Bei den Bauaufsichtsbehörden zu führende Akten über Ausführungsgenehmigungen für Fliegende Bauten nach Ablauf der Genehmigung einschließlich erfolgter Verlängerungen

5

3.4

Unterlagen über die Anerkennung von Stellen oder Personen im Bereich des Baurechts (z.B. Prüfingenieure, Sachverständige, PÜZ- Stellen) nach Ablauf der Anerkennung

30


3.5

Unterlagen über Flächennutzungsplan, Bebauungsplan und Satzungsverfahren nach dem Baugesetzbuch mit Bauleitplänen/Satzungen nebst Erläuterungsberichten bzw. Begründungen

d

99 Jahre, danach Prüfung

3.6

Unterlagen über die Gewährung von Wohngeld

6

Bei abgelehnten bzw. versagten Erstanträgen endet die Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember des auf die Bescheiderteilung folgenden Kalenderjahres.

4

Unterrichts- und Bildungswesen, Hochschulen, Kunst, Kultur, Sport, Kindertagesbetreuung

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

4.1

Schulabschlusszeugnisse

50


4.2

Staatliche Anerkennung von sozialpädagogischen Berufen

50


4.3

Prüfungsunterlagen für Lehramtsprüfungen (Diplomarbeiten, Hausarbeiten, Klausuren etc.) einschließlich Niederschriften über die Prüfung und Übersichten über die Noten der einzelnen Prüfungsarbeiten

50


4.4

Staatliche Anerkennungen von Berufs-, Fachschul- und Fachhochschulabschlüssen

50


4.5

Schülerbögen von Schülern allgemeinbildender Schulen

20

§ 136, Abs. 3 Thüringer Schulordnung

Schülerbögen von Schülern berufsbildender Schulen

40

§ 47, Abs. 3 Allgemeine Thüringer Schulordnung für die berufsbildenden Schulen

4.6

Abiturarbeiten

10

§ 6 Abs. 3 Satz 2 Thüringer Dienstordnung für Lehrer, Erzieher und Sonderpädagogische Fachkräfte an den staatlichen Schulen in Thüringen (Dienstordnung)

Sonstige Abschlussarbeiten

5

4.7

Klassenarbeiten

2

§ 6 Abs. 3 Satz 2 Dienstordnung

4.8

Klassen- und Kursbücher

2

§ 6 Abs. 3 Satz 4 Dienstordnung

4.9

Eintragungen von Ordnungsmaßnahmen im Schülerbogen

2

§ 136 Abs. 3 Satz 3 ThürSchulO für allgemein bildende Schulen

§ 47 Abs. 3 Satz 3 ThürASObbS für berufsbildende Schulen

4.10

Niederschriften von Lehrerkonferenzen



a)
an allgemein bildenden Schulen

10

§ 38 Abs. 4 Satz 2 ThürSchulO für allgemein bildende Schulen

b)
an berufsbildenden Schulen

10

§ 35 Abs. 4 Satz 2 ThürASObbS für berufsbildende Schulen

4.11

Unterlagen zur Förderung nach dem BAföG nach Ende der Förderungshöchstdauer

5

Unabhängig vom Ablauf dieser Frist sind die Akten vom Zeitpunkt der letzten Darlehensmeldung mindestens zwei weitere Jahre aufzubewahren.

4.12

Unterlagen über die Bestellung/Zulassung von Öffentlich bestellten Vermessungsingenieuren nach Erlöschen der Zulassung des Amtes

30


5

Arbeit und Sozialordnung

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

5.1

Urkunden über Sonder- und Gewohnheitsrechte sowie über Familien- und Erbrechte

d

99 Jahre, danach Prüfung

5.2

Unterlagen über die staatliche Anerkennung von Schwangerschaftskonfliktberatungsstellen und Verbraucherinsolvenzberatungsstellen sowie die Anerkennung von Erziehungs-, Ehe-, Familien- und Lebensberatungsstellen nach § 203 StGB

30


5.3

Statusakten nach dem Bundesvertriebenengesetz

30


5.4

Unterlagen der Jugendhilfe über Vormundschaften und Pflegschaften mit Vermögensverwaltung von Minderjährigen ab Vollendung der Volljährigkeit

10


5.5

Unterlagen der Jugendhilfe über Hilfen zur Erziehung nach §§ 27 ff SGB VIII und über die Eingliederungshilfe nach § 35 a SGB VIII

10


Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

5.6

Urkunde über die Anerkennung als Träger der freien Jugendhilfe

d

99 Jahre, danach Prüfung

5.7

Landesbericht zum Kinder- und Jugendbericht des Bundes

30


5.8

Landesjugendförderplan

10


5.9

ESF-Programmplanung und Umsetzung

10

Laufzeit beträgt mind. 7 Jahre zzgl. Vor- und Nachbearbeitungszeit, mind. 10 Jahre Aufbewahrung > besser 15 Jahre

5.10

Unterlagen über Adoptionsverfahren

60

Gesetzliche Grundlage: § 9 Abs. 1 AdVermlG ab Geburtsdatum des Kindes

5.11

Akten von Einrichtungen, die einer Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII bedürfen

30


5.12

Unterlagen über die Anerkennung als Träger der freien Jugendhilfe

10


5.13

Unterlagen über die Beteiligung an Akkreditierungsverfahren von Studiengängen nach dem Thüringer Sozialberufe- Anerkennungsgesetz

30


5.14

Thüringer Familienbericht

30


5.15

Unterlagen über Förderungen nach Artikel 52 Pflege- Versicherungsgesetz (PflegeVG)

50


5.16

Unterlagen über sonstige investive Förderungen außer Ausstattungen

25


5.17

Unterlagen über investive Förderungen von Ausstattungen

10


5.18

Unterlagen über nicht investive Förderungen

10


5.19

Unterlagen über nicht investive Förderungen unterhalb 2500 EUR

5


5.20

Heimrechtliche Unterlagen von in Betrieb befindlichen Einrichtungen

d

99 Jahre, danach Prüfung

5.21

Heimrechtliche Unterlagen von geschlossenen Betrieben / Einrichtungen

10

Gemäß Heimgesetz

5.22

Akten zur Abwicklung des Fonds „Heimerziehung in der DDR in den Jahren 1949 bis 1989“ aus der Anlauf- und Beratungsstelle

50


6

Land- und Forstwirtschaft

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

6.1

Bundesauftragsverwaltung Atom- und Strahlenschutzrecht

30


6.2

Vollzug Atomgesetz, Strahlenschutz- und Röntgenverordnung, Genehmigung und Aufsicht

30


6.3

Genehmigungen nach § 9 Atomgesetz

20


6.4

Landessammelstelle für radioaktive Abfälle

20


6.5

Bestimmung Sachverständige Strahlenschutz-, Röntgenverordnung

30


6.6

Bestätigung Strahlenschutzkurse

30


6.7

Fachaufsicht TLUG Umweltradioaktivität, IMIS, REI, Bergbau

30


6.8

Wismut-Sanierung, Sanierungskonzeptionen, Umweltkataster

30


6.9

Berechtsamtsbuch/Berechtsamtskarten

30


6.10

Aussuchungserlaubnisse

30


6.11

Bergrechtliche Planfeststellungsverfahren

30


6.12

Bergrechtliche Betriebspläne (außer Abschlussbetriebspläne)

15

nach Ende der Bergaufsicht

6.13

Abschlussbetriebspläne

30


Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

6.14

Bergmännisches Risswerk, dazu gehören das Grubenbild und sonstige Unterlagen wie Risse, Karten und Pläne

30


6.15

Unterlagen zu Altbergbauobjekten, die nicht mehr der Bergaufsicht unterliegen, außer Haushaltsunterlagen

30


6.16

Technische und statistische Unterlagen Markscheidewesen

30


6.17

Akten über das Verfahren zum Erlass von Bergverordnungen

30


6.18

Unterlagen zur Aufhebung und Anerkennung von Personen als Markscheider

20


6.19

Unterlagen zu Gruben- und Gasschutzwehren

30


6.20

Bergpolizeiliche Untersuchungen, Untersuchungsergebnisse Unfälle

30


6.21

Sprengberechtigungen im Bergbau

10


6.22

Unterlagen zur Verleihung des Grubenwehrehrenzeichens

15


6.23

Prüfberichte Schachförderanlagen

30


6.24

Unterlagen Grundabtretung, Unterlagen zur vorzeitigen Besitzeinweisung

10

nach Ende der bergbaulichen Inanspruchnahme

6.25

Daten zur Geologie

30


6.26

Unterlagen zur Beschaffenheit unterirdischer Hohlräume und deren Nutzung

30


6.27

Unterlagen zu Altlasten

30


6.28

Erteilung der Sachkunde nach ChemVerbotsV sowie diesbezügliche Zeugnisse

30


6.29

Prüfungsunterlagen zur Erlangung einer Sachkunde nach ChemVerbotsV

5


6.30

Unterlagen zu chemikalienrechtlichen Entscheidungen von hoher Bedeutung

10


6.31

Bescheinigung nach § 19b, GLP-Bescheinigungen

30


6.32

EU-Berichterstattung zu GLP

10

Hier sollte für EU- Berichterstattungen ein genereller Auffangtatbestand aufgenommen werden.

6.33

Erlaubniserteilung nach ChemVerbotsV

30


6.34

Zertifizierung nach ChemKlimaSchutzV

20


7

Landesplanung und Umwelt

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

7.1

Unterlagen über Verfahren zur Ausweisung von naturschutzrechtlichen Schutzgebieten, Genehmigungen und Befreiungen nach Naturschutzrecht in Schutzgebieten

d

99 Jahre, danach Prüfung

7.2

Befreiung nach § 67 des Bundesnaturschutzgesetzes sowie nicht saisonbedingte und entsprechend zeitlich begrenzte Befreiungen vorhanden sind, dann beträgt die Frist 30 Jahre

d

99 Jahre, danach Prüfung - soweit nicht saisonbedingte und entsprechend zeitlich begrenzte Befreiungen vorhanden sind, dann beträgt die Frist 30 Jahre

7.3

Bescheinigungen nach Art. 10 der EG-Verordnung 338/97 des Rates vom 9.Dezember 1996 über den Schutz von Exemplaren wild lebender Tier- und Pflanzenarten durch Überwachung des Handels

30


7.4

Unterlagen der Flurbereinigungs-, Bodenordnungs- und Tauschpläne

30


lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

7.5

Akten über Verwaltungsverfahren nach dem Bundes- Immissionsschutzgesetz (BImSchG)

-
Genehmigung, wesentliche Änderung, nachträgliche Anordnung, Untersagung, Stilllegung und Beseitigung und Widerruf nach §§ 4, 16, 17, 20, 21 BImSchG
-
Anzeigen nach §§ 15 und 67 Abs. 2 und 67a BImSchG
-
Ausnahmegenehmigungen nach dem BImSchG i.V.m. den hierzu ergangenen Verordnungen
-
Stellungnahmen/Gutachten i.V.m. der 9. BImSchV

30


7.6

Planfeststellungen und Plangenehmigungen nach dem Kreislaufwirtschaftsgesetz

50


7.7

Unterlagen zu Straftaten im Artenschutz

30


7.8

Verfügungen, Anordnungen nach den §§ 17, 24, 26, 28, 29, 29a BImSchG in der jeweils geltenden Fassung, Anordnungen nach den §§ 39, 40, 62 KrW in der jeweils geltenden Fassung

10


7.9

Unterlagen über gentechnische Arbeiten der Sicherheitsstufe 1 beginnend mit der Beendigung der jeweiligen Arbeiten

15


7.10

Genehmigungsbescheide für die Errichtung, Erweiterung und Betrieb von Tiergehegen

30


7.11

Unterlagen über:

-
die Einteilung den Verlauf (Uferlinie etc.) von Gewässern
-
Wasser- und Bodenverbände
-
wasserwirtschaftliche Rahmen und Bewirtschaftungspläne
-
Regeln des Gemeinverbrauchs und erlaubnisfreier Benutzungen von Gewässern

20


7.12

Unterlagen über Erlaubnisse, Bewilligungen, alte Rechte und Befugnisse, Planfeststellungen, Plangenehmigungen, Zwangsrechte, Übertragungen der Gewässerunterhaltungspflicht

d

99 Jahre, danach Prüfung von besonderen Vorschriften

7.13

Unterlagen über Bauartzulassungen nach dem Wasserrecht

30


7.14

Unterlagen über Abwasserbeseitigungspläne

30


7.15

Ausnahmegenehmigungen über die Nutzung von Brunnenwasser

30


7.16

Unterlagen über die Anerkennung von Sachverständigen und sachverständigen Stellen nach dem Wasserrecht nach Ablauf der Anerkennung

30


7.17

Unterlagen über die Zulassung und Überwachung (Anzeigen, Eignungsfeststellungen, Prüfberichte etc.) für Anlagen zum Umgang mit wassergefährdenden Stoffen nach der endgültigen Stilllegung der jeweiligen Anlage

30


7.18

Unterlagen über die Genehmigung, Anzeige oder sonstige Zulassung sowie die Überwachung von wasserwirtschaftlichen Anlagen (Kläranlagen, Deiche etc.) und Maßnahmen (Erdaufschlüsse etc.) nach Beseitigung der Anlagen bzw. nach Wiederherstellung des ursprünglichen oder eines vergleichbaren Zustandes

10


7.19

Unterlagen über Anordnungen nach dem Wasserrecht nach Wegfall des Anordnungsgrundes

10


7.20

Unterlagen über Ausnahmen, Befreiungen etc. nach Wasserrecht nach Wegfall des maßgeblichen Verbots oder der Beschränkung

10


7.21

Unterlagen über die Zulassung des vorzeitigen Beginns nach Wasserrecht nach Erteilung der Erlaubnis oder Bewilligung

5


7.22

Unterlagen für abgeschlossene Genehmigungs- und Beanstandungsverfahren nach Grundstücks- und Landpachtverkehrsgesetz

5


Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

7.23

Landesplanerische Beurteilungen, die Ergebnis von Raumordnungsverfahren sind

15


7.24

Unterlagen zur Genehmigung der Regionalpläne sowie der Satzungen der Regionalen Planungsgemeinschaften

15


7.25

Demografie, Demografischer Wandel

10


7.26

Unterlagen der Raumbeobachtung

10


7.27

INTERREG-Projekte; Projektunterlagen und Belege

15

geregelt im Zuwendungsbescheid ("Subsidy Contract") zwischen dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat (Verwaltungsbehörde für den Programmraum CENTRAL Europa) und dem TMBLV

8

Kataster- und Vermessungswesen

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen

8.1

Unterlagen der Kataster- und Vermessungsverwaltung


Sh. Sonderregelungen Pkt. 2.9 der Aufbewahrungsrichtlinie

8.2

Unterlagen Geoinformationswesen, Geodateninfrastruktur

10


8.3

Unterlagen über die Bestellung/Zulassung von Öffentlich bestellten Vermessungsingenieuren nach Erlöschen der Zulassung des Amtes

30






Abschnitt C
„Polizeispezifischer Teil“





1

Organisation und Dienstbetrieb, Einsatz

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen/Quellen

1.1

Auskunftsberichte zu Behörden, Einrichtungen und Dienststellen der Thüringer Polizei sowie zu Landkreisen, Städten und Gemeinden

5

beim Herausgeber bzw. bei verantwortlicher Stelle

1.2

Innerdienstliche Anordnungen

5

beim Herausgeber bzw. bei verantwortlicher Stelle

1.3

Unterlagen zu internationalen Polizeieinsätzen

10


1.4

Rahmenbefehle, Einsatzkonzeptionen

10

beim Herausgeber bzw. bei verantwortlicher Stelle

1.5

Einsatzunterlagen (z. B. Einsatzbefehle/ Einsatzanordnungen/Einsatzverlaufsdokumentationen, Lageberichte)


beim Herausgeber bzw. bei verantwortlicher Stelle

-
wiederkehrende

2

-
aus besonderem Anlass

5

1.6

Gewahrsamsnachweise und Protokolle über die Gewahrsamnahme/vorläufige Festnahme

5


1.7

Ersuchen anderer Behörden (z. B. zur Aufenthaltsermittlungen, Wohnsitzüberprüfungen) inkl. dazu gefertigte Unterlagen

2


1.8

Listen meldepflichtiger Personen

2


1.9

Unterlagen zu Zwangsvorführungen von Zeugen

2


2

Kriminalpolizeiliche Angelegenheiten

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen/Quellen

2.1

Jahresstatistiken

10

beim Herausgeber bzw. bei verantwortlicher Stelle

2.2

VP-Unterlagen und Informantenakten

10


2.3

Zeugenschutzunterlagen

10


2.4

Kriminalpolizeiliche Lagebilder, Analyse- und Auswertungsberichte

5

beim Herausgeber bzw. bei verantwortlicher Stelle

3

Verkehrspolizeiliche Angelegenheiten

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen/Quellen

3.1

Unfallanzeigen



- bei an die Staatsanwaltschaft abgegebenen Verfahren, die Zweitschriften

5

- mit Bußgeldverfahren über 250,00 EUR und/oder bei denen ein Fahrverbot vorgeschlagen wurde

3

3.2

Unterlagen über abgeschlossene Bußgeldverfahren für Verkehrs- OWi, in denen:

- eine Geldbuße von mehr als 250 EUR festgesetzt oder

- eine Nebenfolge vermögensrechtlicher Art, deren Wert 250 EUR übersteigt oder

- eine Nebenfolge nicht vermögenrechtlicher Art angeordnet worden ist.

3

Hiervon ausgenommen sind Unterlagen über Bußgeldverfahren, denen ein Verwarnungsgeldverfahren vorausging (Anschlussbußgeldverfahren)

3.3

Verwarnungs- einschl. Anschlussbußgeldverfahren und Kostenbescheide gemäß § 25a StVG

6

Monate


3.4

Messprotokolle der Verkehrsüberwachungsgeräte

3


3.5

Abschleppaufträge des Verfügungsberechtigten

6


4

Wirtschaftsverwaltung

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen/Quellen

4.1

Liegenschaftsunterlagen

d

99 Jahre, danach Prüfung durch TMIK

4.2

Haushaltsunterlagen-Bau gemäß Abschnitte D und E RLBau; Gutachten über Liegenschaften, Grundstücke und Baukörper (z. B. Wertgutachten, Brandschutznachweise); Baubestandsdokumentationen gemäß Abschnitt H RLBau

d

99 Jahre, danach Prüfung Vernichtung nur nach Festlegung TMIK und Beachtung K 10 RLBau

4.3

Bauunterhaltsmaßnahmen

10


4.4

Haushaltsunterlagen-Gerät bei Erstausstattungen gemäß K 22 RLBau

10


4.5

Haushaltsplanungen bei Baumaßnahmen

10


4.6

Ersatzbeschaffungen betrieblicher Einbauten

10


5

Polizeitechnik (Waffen und Gerät)

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen/Quellen

5.1

Übergabebelege für Waffen, Waffenteile und Munition

5


5.2

Nachweiskarten für Waffenbestände

10

Nach Abschluss der Karte

5.3

Gerätebesitz- und Nachweiskarten

1

Nach Ausscheiden des Bediensteten

6

Information und Kommunikation

Lfd. Nr.

Betreff der Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Bemerkungen/Quellen

6.1

IuK-Verfahrensakte

5


6.2

IT-Sicherheitsvorfälle

2


6.3

IT-Sicherheits-Audit-Berichte

10




 


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