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Vorschrift
Normgeber:Thüringer Ministerium für Inneres und Kommunales
Aktenzeichen:0006-4/2012
Erlassdatum:07.02.2013
Fassung vom:07.02.2013
Gültig ab:04.03.2013
Gültig bis:31.12.2018
Quelle:juris Logo
Gliederungs-Nr:20021-1
Fundstelle:ThürStAnz 2013, 451
Richtlinie des Thüringer Innenministeriums für das Verfahren bei Beschaffungen im Geschäftsbereich des Thüringer Innenministeriums (Beschaffungsrichtlinie-BeschaffRITIM)

20021-1



Richtlinie des Thüringer Innenministeriums für das Verfahren bei Beschaffungen
im Geschäftsbereich des Thüringer Innenministeriums
(Beschaffungsrichtlinie-BeschaffRlTIM)



Thüringer Innenministerium, 07.02.2013
Az: 0006-4/2012



Fundstelle: ThürStAnz 09/2013, S. 447





1.


Diese Richtlinie gilt für alle Behörden und Einrichtungen im Geschäftsbereich des Thüringer Innenministeriums. Sie bildet die Basis für die ordnungsgemäße, effektive und effiziente Ausübung von zentralen und dezentralen Beschaffungsaufgaben.





2.


2.1


Beschaffungen umfassen Konsum- und Investitionsgüter sowie Dienstleistungen.



Beschaffungen sind Bestandteil des Prozesses der Bedarfsdeckung. Voraussetzungen für Beschaffungen sind das Vorliegen eines Bedarfs, die Planung der Bedarfsdeckung, Haushaltsmittelplanungen, das Bereitstellen von Haushaltsmitteln sowie Maßnahmen zur Vorbereitung einer Vergabe.



Bei Beschaffungen sind die Bestimmungen des Haushalts- und Vergaberechts zu beachten und einzuhalten. Hierzu gehören insbesondere:



 Das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der jeweils geltenden Fassung,
 die Vergabeverordnungen und Vertragsordnungen für Leistungen und Bauleistungen (VOL, VOB) und die Vergabeverordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) in der jeweils geltenden Fassung,
 die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV) in der jeweils geltenden Fassung,
 das Thüringer Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Thüringer Vergabegesetz) in der jeweils geltenden Fassung,
 die Richtlinie zur Mittelstandsförderung und Berücksichtigung Freier Berufe sowie zum Ausschluss ungeeigneter Bewerber bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabe-Mittelstandsrichtlinie) vom 16. Dezember 2010 (ThürStAnz Nr. 2/2011, S. 36) in der jeweils geltenden Fassung,
 die Richtlinie zum wirtschaftlichen Einsatz von Haushaltsmitteln für die Vergabe von Gutachten, Studien, Forschungsaufträgen und ähnlichen Werkverträgen vom 6. Februar 2001 (ThürStAnz Nr. 11/2001, S. 444) in der jeweils geltenden Fassung,
 die Richtlinie zur Vergabe öffentlicher Aufträge vom 21. Juni 2010 (ThürStAnz Nr. 28/2010, S. 919) in der jeweils geltenden Fassung,
 Richtlinie über die Zubenennung von Unternehmen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (ThürStAnz Nr. 11/2006, S. 489),
 zur Anwendung des Thüringer Vergabegesetzes und der Thüringer Richtlinien zum Öffentlichen Auftragswesen ergangene Rundschreiben des Thüringer Ministeriums für Wirtschaft, Arbeit und Technologie,
 zur Öffentlichen Auftragsvergabe ergangene Rundschreiben des Thüringer Landesverwaltungsamtes.


Beschaffungen haben auf der Grundlage dieser Richtlinie zu erfolgen.



2.2


Beschaffungen des Thüringer Innenministeriums und der Behörden und Einrichtungen der Thüringer Polizei erfolgen grundsätzlich zentral über die Landespolizeidirektion Thüringen, Sachgebiet 24 (Zentrale Beschaffungsstelle).



Durch Erlass des Thüringer Innenministeriums können weitere Behörden und Einrichtungen des Geschäftsbereichs zur zentralen Beschaffung über die Zentrale Beschaffungsstelle verpflichtet werden.



Mit Zustimmung des Thüringer Innenministeriums sowie der jeweils zuständigen Obersten Landesbehörde kann die Zentrale Beschaffungsstelle auch für andere Landesbehörden außerhalb des Geschäftsbereichs des Thüringer Innenministeriums beschaffen.



2.3


In Ausnahmefällen können die Behörden und Einrichtungen die nachfolgenden Lieferungen und Leistungen dezentral in eigener Zuständigkeit beschaffen:



 Sachverständigenleistungen (Gutachten, Rechtsberatungen und andere),
 Lieferungen und Leistungen, deren geschätzter Auftragswert 500 € (ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigt (Direktkauf),
 Leistungen, die eine besondere schöpferische Fähigkeit verlangen,
 Lieferungen und Leistungen, die einer Preisbindung unterliegen, soweit andere Wettbewerbs- und Zuschlagskriterien nicht relevant sind,
 Lieferungen und Leistungen mit besonderer Sachnähe,
 besonders dringliche Lieferungen und Leistungen.


Besondere Sachnähe ist insbesondere bei Leistungen ungeachtet des Auftragswertes gegeben, die bereits im Vorfeld der Vergabe einer unmittelbaren und tiefgehenden Abstimmung zwischen Bedarfsstelle und künftigem Auftragnehmer bedürfen (Medien-, Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungen, Kunst, Kultur und anderes). Besondere Sachnähe liegt grundsätzlich auch bei Lieferungen und Leistungen vor, die der Wiederherstellung oder Gewährleistung eines geordneten Dienstbetriebes dienen (z.B. Instandsetzungen, Schadensbeseitigung), soweit nicht bereits besondere Dringlichkeit gegeben ist.



Eine besondere Dringlichkeit ist gegeben, wenn eine Beschaffung durch die Zentrale Beschaffungsstelle nicht zeitgerecht erfolgen kann. Die besondere Dringlichkeit darf nicht durch die dezentral beschaffende Behörde oder Einrichtung verursacht worden sein.

Eine dezentrale Beschaffung durch die Behörden und Einrichtungen in den genannten Fällen ist nur dann zulässig, wenn die zu beschaffende Lieferung oder Leistung nicht über einen von der Zentralen Beschaffungsstelle abgeschlossenen Rahmenvertrag beschafft werden kann.



2.4


Beschaffungen sind zu planen und zu steuern.

Der Anteil der Beschaffungen aus Rahmenverträgen und aus Katalogen (stärkere Produktstandardisierung) soll erweitert werden.

Der Anteil von Beschaffungen aus freihändigen Vergaben soll verringert werden. Freihändige Vergaben erfolgen nur noch im Ausnahmefall mit hinreichender Begründung.

Zu jedem Beschaffungsvorgang müssen alle begründenden Unterlagen und Entscheidungen vollständig und transparent dokumentiert werden.

Stamm- und Katalogdaten werden aktuell und korrekt gepflegt.

Für alle Beschaffungsprozesse und –strukturen werden Risiken analysiert und überwacht.





3.


3.1


Den mittelbewirtschaftenden Stellen ist eine Befugnis zur Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln gemäß der Verwaltungsvorschrift zu § 9 der Thüringer Landeshaushaltsordnung (LHO) übertragen.

Die mittelbewirtschaftenden Stellen tragen für ihren Geschäftsbereich die Verantwortung für die Bedarfsfeststellung, Bedarfsplanung, Haushaltsmittelplanung, für vergabevorbereitenden Maßnahmen sowie für den Haushaltsvollzug. Zu den vergabevorbereitenden Maßnahmen gehören insbesondere:



 Prüfen des Bedarfs aus sachlicher und tatsächlicher Sicht,
 Prüfung und Genehmigung der Bedarfsanforderungen aus haushälterischer Sicht.


Die mittelbewirtschaftenden Stellen haben für ihren Geschäftsbereich eine oder mehrere Bedarfsstellen zu benennen, die berechtigt sind, Bedarfsanforderungen zu initiieren.

Weiterhin haben die mittelbewirtschaftenden Stellen die Stellen festzulegen, die in ihrem Geschäftsbereich dezentral beschaffen.

Die Bezahlung einer Lieferung oder Leistung sowie die Erfüllung der Nachweispflichten gem. § 73 LHO erfolgt durch die mittelbewirtschaftende Stelle.



3.2


Bedarfsstellen sind Behörden, Einrichtungen oder Dienststellen, die Lieferungen oder Leistungen zur Erfüllung ihrer Aufgaben bedürfen. Bedarfsstellen werden durch die mittelbewirtschaftenden Stellen festgelegt.

Die Bedarfsstellen haben insbesondere folgende Aufgaben:



 Ermittlung und Bündelung des Bedarfs im jeweiligen Zuständigkeitsbereich,
 Anmeldung des Bedarf bei der jeweils zuständigen mittelbewirtschaftenden Stelle und Initiierung von Bedarfsanforderungen,
 Erstellung von Leistungsbeschreibungen in technischer und/oder fachlicher Hinsicht sowie weiterer erforderlicher Unterlagen,
 Benennung der Kriterien für die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der am Vergabeverfahren beteiligten Bieter,
 Bestimmung von Wertungskriterien und deren Bemessung und Gewichtung für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots,
 Mitwirkung bei der Angebotsbewertung.




3.3


Die Verantwortung für die Feststellung des sachlichen und tatsächlichen Bedarfs tragen die mittelbewirtschaftenden Stellen. Vor Beginn von Vergabeverfahren der Zentralen Beschaffungsstelle wird die Notwendigkeit der geplanten Beschaffungsmaßnahmen nochmals von einer von der jeweiligen Bedarfsstelle organisatorisch getrennten Bedarfsüberprüfungsstelle geprüft.



3.4.


Die Zentrale Beschaffungsstelle (ZB/DL) ist bei der Landespolizeidirektion Thüringen eingerichtet. Die Zentrale Beschaffungsstelle hat insbesondere folgende Aufgaben:



 Bündelung und Koordinierung von Beschaffungsmaßnahmen,
 Beratung der Bedarfsstellen bei der Erarbeitung von Leistungsbeschreibungen und Leistungsverzeichnissen bzw. bei der Definition von Wertungskriterien,
 Vergabe von Lieferungen und Leistungen nach den hierfür geltenden nationalen und europäischen Vorschriften und Richtlinien,
 Juristische Unterstützung der Bedarfsstellen bei der Vertragsabwicklung, soweit Ansprüche aus Lieferungen oder Leistungen geltend gemacht werden,
 Vertretung des Landes vor den Vergabekammern oder vor Gericht in vergaberechtlichen Angelegenheiten, soweit das Vergabeverfahren von der ZB/DL geführt wurde,
 Bündelung von Informationen über Produkte, Lieferanten und Beschaffungsprozesse,
 Abschluss von Rahmen- und Abrufverträgen sowie die Katalogpflege.


Die Zentrale Beschaffungsstelle hat im Hinblick auf die fachlichen Belange der auszuschreibenden Leistung das Einvernehmen mit den Bedarfsstellen herzustellen.

Die Geschäftsabläufe innerhalb der Zentralen Beschaffungsstelle richten sich nach dem Organigramm und dem Geschäftsverteilungsplan der Zentralen Beschaffungsstelle.



3.5


Dezentrale Beschaffungsstellen sind Bereiche oder Organisationseinheiten der mittelbewirtschaftenden Stellen, die durch diese ermächtigt sind, im Ausnahmefall (Ziff. 2.3) dezentral zu beschaffen. Dezentrale Beschaffungsstellen haben einen Vergabekalender nach dem Muster in der Anlage 1 zu führen. Die mittelbewirtschaftenden Stellen haben eine effiziente und rechtssichere dezentrale Beschaffung zu gewährleisten.





4.


4.1


Die Bedarfsstelle ermittelt und bündelt den Bedarf in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich nach fachlichen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten und meldet diesen unter Nutzung des Logistik Management Systems (LMS) in der mittelbewirtschaftenden Stelle an. In den mittelbewirtschaftenden Stellen erfolgt eine Prüfung der Notwendigkeit der Bedarfsdeckung sowie der Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln. Wird im Ergebnis der Prüfung die Bedarfsanforderung genehmigt, so ist diese zur Realisierung an die Zentrale Beschaffungsstelle zur Initiierung des Vergabeprozesses im LMS zu übermitteln. Im Vergabeprozess kommuniziert die Zentrale Beschaffungsstelle direkt mit den Bedarfsstellen.



Die Zentrale Beschaffungsstelle kann den Bedarfsstellen Stichtage vorgeben, bis zu denen bestimmte Bedarfe anzumelden sind, damit seitens der Zentralen Beschaffungsstelle Bündelungen vorgenommen werden können.



Jeder Entscheidung der mittelbewirtschaftenden Stellen über eventuelle Beschaffungen hat die Erstellung eines Fachkonzeptes durch die hierfür jeweils zuständige Stelle vorauszugehen. Dieses Fachkonzept soll eine Zweckbeschreibung, den künftigen Nutzen, eine qualitative und quantitative IST-Bestandsanalyse, eine fachlich-inhaltliche Beschreibung des zu beschaffenden Produkts bzw. der Leistung, ein Soll-Ausstattungsnormativ, ein Abgleich SOLL-IST, eine Kosten-Nutzen-Abschätzung sowie eine Zeitschiene für die Umsetzung des Fachkonzeptes enthalten. Bei Ersatzbeschaffungen ist nachzuweisen, dass die auszusondernde Technik entweder wirtschaftlich abgeschrieben ist bzw. die mit einer Ersatzbeschaffung verbundenen Vorteile (z.B. geringere Betriebs- und/oder Wartungskosten, Produktstandardisierung, Minimierung Schulungsaufwand etc.) diese Maßnahme rechtfertigen.



Der Bedarfsstelle obliegt die Bedarfsbeschreibung. Sie hat darüber hinaus Vorschläge zu Vertragsentwürfen und –inhalten sowie Vorschläge zur Losbildung und zur Vergabeart zu unterbreiten.



Soweit kein Fall der Ziffer 2.3 vorliegt, bestätigt die Zentrale Beschaffungsstelle der Bedarfsstelle auf elektronischem Wege den Eingang des Beschaffungsauftrags, benennt den für die Bearbeitung des Auftrags zuständigen Mitarbeiter und unterrichtet über den vorgesehenen Ablauf des Vergabeverfahrens, die zugrunde liegenden Fristen sowie den voraussichtlichen Zuschlags- und Liefertermin.



Die Zentrale Beschaffungsstelle teilt der Bedarfsstelle mit, ob zur Bedarfsdeckung auf bestehende Rahmenverträge zurückgegriffen werden kann oder eine Änderung bestehender Verträge hinsichtlich Leistungsinhalt und Auftragsvolumen geboten ist.



Die Zentrale Beschaffungsstelle unterrichtet die Bedarfsstellen über die Verfügbarkeit von Produkten aus Rahmenverträgen und sonstigen Produktkatalogen und über ablaufende Rahmenverträge.



Beabsichtigt die Zentrale Beschaffungsstelle Rahmenverträge neu auszuschreiben, so teilt sie dies den mittelbwirtschaftenden Stellen mit und fordert diese auf, den voraussichtlichen Bedarf an den vom auszuschreibenden Rahmenvertrag umfassten Lieferungen oder Leistungen zu erheben und der Zentralen Beschaffungsstelle innerhalb einer von dieser zu bestimmenden Frist mitzuteilen. Die Ausschreibung eines Rahmenvertrages durch die Zentrale Beschaffungsstelle erfolgt erst dann, wenn dort der voraussichtliche Gesamtbedarf aller beteiligten mittelbewirtschaftenden Stellen bekannt ist.



4.2


Die Zentrale Beschaffungsstelle, oder im Fall einer dezentralen Beschaffung nach Ziffer 2.3 die jeweilige dezentrale Beschaffungsstelle trägt für die Erarbeitung vergaberechtskonformer Verdingungsunterlagen Sorge. Behörden und Einrichtungen mit besonderer Sachkunde und andere Sachverständige können hinzugezogen werden, soweit Umfang und Beschaffenheit der Leistung dies erfordern.



Die Ausschreibung von Leistungen durch die Zentrale Beschaffungsstelle ist unzulässig, soweit bezüglich der Verdingungsunterlagen (Leistungsverzeichnis und vorformulierte Vertragsbedingungen) ein Einvernehmen mit der Bedarfsstelle nicht erreicht werden kann oder insbesondere vergaberechtliche Bedenken fortbestehen. Der Beschaffungsauftrag wird in diesen Fällen zur Überarbeitung an die Bedarfsstelle zurückgegeben. Die Verpflichtung zur zentralen Beschaffung oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze von 500 € (ohne Umsatzsteuer - Ziffer 2.3) bleibt unberührt.



Andere Gründe für die Rückgabe eines Beschaffungsauftrages können durch im Vorfeld des Vergabeverfahrens zwischen Bedarfsstelle und Bietern geführte Verhandlungen, durch eine besondere Sachnähe oder Geringfügigkeit der Beschaffung gegeben sein (vgl. Ziffer 2.3).



Bei zentralen Beschaffungen obliegt der Zentralen Beschaffungsstelle die vollständige Durchführung der Vergabeverfahren.



Die Zentrale Beschaffungsstelle nimmt anhand der in den Vergabeunterlagen bekannt gegebenen Wettbewerbs- und Zuschlagskriterien eine förmliche und preisliche Wertung der Angebote vor. Die Angebotsunterlagen und das Ergebnis der förmlichen und preislichen Wertung werden – soweit erforderlich - der Bedarfsstelle zur fachtechnischen Wertung zugeleitet.



Nach erfolgter förmlicher und fachtechnischer Wertung trifft die Zentrale Beschaffungsstelle die Vergabeentscheidung. Sofern eine Voraussetzung zur Aufhebung der Ausschreibung vorliegt, erfolgt diese durch die Zentrale Beschaffungsstelle. Im Falle der Aufhebung der Ausschreibung informiert die Zentrale Beschaffungsstelle die Bedarfsstelle hierüber. Die Zentrale Beschaffungsstelle informiert die Bewerber und Bieter unverzüglich und unter Angabe der Gründe über die Aufhebung der Ausschreibung und gegebenenfalls über die Absicht, ein neues Vergabeverfahren einzuleiten.



4.3


4.3.1


Die vergaberechtlichen Dokumentationspflichten sind in jedem Beschaffungsverfahren zwingend einzuhalten.

Die Verantwortung hierfür trägt bei zentralen Beschaffungen die Zentrale Beschaffungsstelle, bei dezentralen Beschaffungen die dezentrale Beschaffungsstelle.

Im Zuge jedes Vergabeverfahrens sind die einzelnen Stufen des Vergabeverfahrens und insbesondere die für den Zuschlag maßgebenden Feststellungen und Gründe vollständig und nachvollziehbar zu dokumentieren, insbesondere:



 Auftraggeber,
 Bezeichnung der Beschaffungsmaßnahme,
 Bedarfsermittlung (Art und Umfang der Leistung),
 Markterkundung,
 Ermittlung und Höhe des Auftragswertes,
 Wahl des Vergabeverfahrens mit Begründung,
 Wahl der Vergabeart (mit Begründung) sowie vergaberechtliche Besonderheiten (insbesondere der Gründe für ein Abweichen vom Vorrang der Öffentlichen Ausschreibung bzw. des offenen Verfahrens),
 Vergabe nach Losen (Begründung der Aufteilung bzw. Nichtaufteilung in Lose),
 Behandlung von Nebenangeboten,
 Termine – Veröffentlichung – Angebotseröffnung – Ablauf Zuschlagsfrist,
 Dokumentation von Auskunftserteilung,
 Niederschrift über Angebotseröffnung,
 Gegenüberstellung aller Anbieter und deren Leistungs-Preis-Verhältnis,
 Gründe für Angebotsausschlüsse,
 Begründung der Auswahlentscheidung,
 Ggf. erforderliche Veröffentlichung der Vergabeentscheidung im Internet,
 Dokumentation Verständigung der Bieter/ Bewerber,
 Vergabevorschlag,
 Entscheidung über die Zuschlagserteilung,
 Absagenachrichten,
 Anerkenntnis (Datum, Unterschrift),
 Entscheidungen über die Aufhebung/ Einstellung des Vergabeverfahrens und deren Gründe.


Die Dokumentation der fachtechnischen Wertung durch die Bedarfsstelle bleibt hiervon unberührt.

Bei zentralen Vergaben wird der Vergabevermerk vor Zuschlagserteilung vom Leiter der Zentralen Beschaffungsstelle oder dessen Vertreter im Amt schlussgezeichnet.

Bei dezentralen Vergaben wird der Vergabevermerk vor Zuschlagserteilung vom Leiter der dezentral beschaffenden Stelle oder dem von ihm Beauftragten schlussgezeichnet.

Die Dokumentation kann auch in elektronischer Form erfolgen, sofern ein druckbarer Vergabevermerk mit allen oben genannten Inhalten erstellt wird.



4.3.2


Bei der dezentralen Beschaffung von Lieferungen und Leistungen, deren geschätzter Auftragswert 500 € (ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigt (Direktkauf nach Ziff. 2.3), beschränkt sich die vergaberechtliche Dokumentationspflicht in Abweichung von Ziff. 4.3.1 auf folgende Punkte:



 Auftraggeber,
 Bezeichnung der Beschaffungsmaßnahme,
 Bedarfsermittlung (Art und Umfang der Leistung),
 Ermittlung und Höhe des Auftragswertes,
 Auftragnehmer.


Sonstige Dokumentationspflichten bleiben hiervon unberührt.



4.4


Die Zentrale Beschaffungsstelle teilt dem ausgewählten Bieter die Zuschlagsentscheidung mit. Mit Zugang der Mitteilung beim Bieter ist der Zuschlag erteilt und ein Vertrag über die von diesem Bieter angebotene Leistung zustande gekommen.

Die Zentrale Beschaffungsstelle unterrichtet die Bedarfsstelle über den erteilten Zuschlag und die dem Zuschlag zugrunde liegenden wesentlichen Vertragsbestandteile (Art und Umfang der Leistung, Preis, Liefertermin, Zahlungsbedingungen, Angaben zur Gewährleistung) und übergibt eine Kopie der Auftrags- oder Vertragsunterlagen.





5.


5.1


Lieferungen oder Leistungen sind grundsätzlich von der Zentralen Beschaffungsstelle, bei dezentralen Beschaffungen von der dezentralen Beschaffungsstelle abzunehmen. Sollte die jeweilige Beschaffungsstelle nicht in der Lage sein, die Lieferung oder Leistung fachlich abzunehmen, so hat sie die Abnahme unter Beteiligung von Fachpersonal der Bedarfsstellen durchzuführen.



Die Beschaffungsstelle kann im Vertrag die Abnahme einer Lieferung oder Leistung auch vollständig einer Bedarfsstelle übertragen.



Zur Wahrung möglicher Ansprüche werden Lieferungen oder Leistungen durch die jeweilige Beschaffungsstelle bzw. von der beauftragten Bedarfsstelle unmittelbar nach Empfang auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit überprüft. Das Prüfergebnis ist in einem Abnahmeprotokoll bzw. auf dem Lieferschein oder dem Leistungsnachweis zu dokumentieren.



Bei unvollständigen, fehlerhaften oder sonst nicht ordnungsgemäßen Lieferungen oder Leistungen fertigt die Beschaffungsstelle bzw. die beauftragte Bedarfsstelle einen Mängelbericht und zeigt die Nichtannahme der Lieferung oder Leistung unverzüglich dem Auftragnehmer an. Die weitere Durchsetzung der vertraglichen Forderungen und Ansprüche obliegt bei zentralen Beschaffungen dann der Zentralen Beschaffungsstelle. Bei dezentralen Beschaffungen ist dies Aufgabe der dezentralen Beschaffungsstelle.



Ist es notwendig, bereits geschlossene Verträge zu ändern, werden Verhandlungen zum Leistungsumfang, Ausführungsfristen, Preisen und anderen wesentlichen Vertragsbestandteilen ausschließlich durch die Zentrale Beschaffungsstelle geführt.



5.2

Der Bedarfsstelle obliegt die Feststellung der sachlichen Richtigkeit der beschafften Lieferung oder Leistung. Sie trägt für die ordnungsgemäße Dokumentation in den zahlungsbegründenden Unterlagen Sorge. Für die vertragsgemäße Bezahlung der Lieferung oder Leistung ist die mittelbewirtschaftende Stelle zuständig.





6.


Zur Gewährleistung eines einheitlichen Verwaltungshandelns im Hinblick auf alle Beschaffungsvorgänge sind die vorhandenen IT-Systeme zu nutzen. Hierfür sind für das Anforderungsmanagement sowie den Bestandsnachweis das LMS und als Vergabemanagementsystem das IT-Verfahren „COSINEX“ zu nutzen.

Die bestehenden IT-Systeme sind fortlaufend zu optimieren und fehlende Schnittstellen zwischen den eingesetzten IT-Systemen zur Reduktion von Medienbrüchen bzw. manuellem Übertragungsaufwand zu entwickeln.





7.


7.1


Zur Einhaltung und Steuerung definierter Servicestandards sind qualitätssichernde Maßnahmen zu implementieren, durch die Abweichungen von der Servicequalität (Servicestandards) erkannt werden können.

Zuständig für die qualitätssichernden Maßnahmen im Prozess zentraler Beschaffungen ist die Zentrale Beschaffungsstelle.

Die qualitätssichernden Maßnahmen der Zentralen Beschaffungsstelle umfassen insbesondere folgende Aufgaben:



 Informationsversorgung,
 Organisation eines entscheidungsorientierten und handlungsauslösenden Berichtswesens,
 Schaffung von Transparenz,
 Prozessbegleitung,
 Kontrolle durch SOLL-IST-Vergleiche und Abweichungs- /Ursachenanalysen.


Die qualitätssichernden Maßnahmen erstrecken sich auf alle Prozesse zur Versorgung der Verwaltung mit den benötigten Lieferleistungen und Dienstleistungen. Sie stellen sicher, dass das höchste Rationalisierungsmaß in der Verwaltung im Bereich Beschaffung erreicht wird.

Aufgabe der qualitätssichernden Maßnahmen ist es auch, Optimierungsmaßnahmen im Beschaffungsprozess zu identifizieren und vorzunehmen.

Die mittelbewirtschaftenden Stellen haben für den Prozess der Bedarfsplanung, der Planung und Bereitstellung der Haushaltsmittel, das Anforderungsmanagement sowie für dezentrale Beschaffungen qualitätssichernde Maßnahmen zu veranlassen.



7.2


Die qualitätssichernden Maßnahmen beinhalten auch die Gewährleistung eines umfassenden Berichtswesens.

Das Berichtswesen ermöglicht zur Planung und Steuerung der Beschaffung im Geschäftsbereich des Thüringer Innenministeriums (zentrale und dezentrale Beschaffung) eine systematische Überwachung, Analyse und Bewertung des Beschaffungsbetriebes.

Das Berichtswesen erstreckt sich sowohl auf die Erstellung von Standardberichten als auch Ad-hoc-Berichten.

Als Standardbericht hat die Zentrale Beschaffungsstelle der Bedarfsüberprüfungsstelle einen mit den mittelbewirtschaftenden Stellen abgestimmten Beschaffungsplan nach dem Muster in der Anlage 2 zu Beginn des Haushaltsjahres vorzulegen und diesen Beschaffungsplan monatlich fortzuschreiben. Die dezentralen Beschaffungsstellen haben der Bedarfsüberprüfungsstelle monatlich eine Aufstellung über realisierte Vergaben entsprechend dem Muster der Anlage 1 vorzulegen.





8.


Die Zentrale Beschaffungsstelle (ZB/DL) untersteht der Dienst- und Fachaufsicht des Präsidenten der Landespolizeidirektion Thüringen. Dieser trifft weitere Festlegungen zur Ausübung der Dienst- und Fachaufsicht. Für die Ausübung der Dienst- und Fachaufsicht über die mittelbewirtschaftenden Stellen sowie über die dezentralen Beschaffungsstellen gelten die allgemeinen Regelungen zur Dienst- und Fachaufsicht.





9.


Die ausreichende Qualifikation des Personals ist Voraussetzung für einen rechtmäßigen Beschaffungsprozess.

Durch den Leiter der Zentralen Beschaffungsstelle ist ein Konzept zur Personalentwicklung der Mitarbeiter in der Zentralen Beschaffungsstelle zu erstellen und fortlaufend zu aktualisieren. Für die Mitarbeiter, die in den Bedarfsstellen mit Aufgaben der dezentralen Beschaffung betraut sind, ist dies Aufgabe des jeweiligen Leiters der Bedarfsstelle.





10.


Die gemäß Ziff. 2 zuständigen Stellen sind verpflichtet, bei der Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen die Bestimmungen der Richtlinie zur Korruptionsbekämpfung in der öffentlichen Verwaltung des Freistaates Thüringen vom 08.10.2002 (ThürStAnz Nr. 42/2002, S.2540) zu beachten.





11.


Die Behörden und Einrichtungen, die dem Geltungsbereich dieser Richtlinie unterfallen, können für ihren jeweiligen Geschäftsbereich ergänzende Regelungen treffen. Diese Regelungen dürfen nicht im Widerspruch zu den Bestimmungen der Richtlinie stehen.





12.


Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tag ihrer Veröffentlichung in Kraft.



Erfurt, den 07.02.2013





Jörg Geibert

Innenminister





Es folgen Anlagen





 


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